HCQZ verklaart het volgende met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens binnen de vereniging:

Doel van de gegevensverwerking

De vereniging verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Ledenadministratie
• Contributieheffing
• Informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten
• Salarisadministratie voor medewerkers en vrijwilligers
• Nieuwsbrieven en communicatie
• Beheer van stakeholder- en lobbycontacten
• Donateursadministratie
• Administratie van aspirant-leden en vrijwilligers

Lidmaatschap

Verwerkte gegevens: NAWTE (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres) + geboortedatum. Overeenkomst: Lidmaatschapsovereenkomst (papier of via websiteformulier). Verwerking door: Afdeling ledenadministratie en communicatie. Bewaartermijn: Twee jaar na beëindiging lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Daarnaast worden bankgegevens, scheidsrechterskaartnummer, geslacht, leeftijd en sportverleden verwerkt door commissieleden voor teamindelingen. Het bestuur heeft toegang tot het ledenadministratiesysteem (LISA)
.

Nieuwsbrieven

Verwerkte gegevens: Naam en e-mailadres. Overeenkomst: Aanmelding via websiteformulier. Verwerking door: Afdeling communicatie. Bewaartermijn: Gedurende de periode van inschrijving.

Stakeholder-/lobbycontacten en donateurs

Verwerkte gegevens: NAWTE. Overeenkomst: Mondelinge toestemming, visitekaartje of via LinkedIn. Verwerking door: Afdeling communicatie, directie en relatiebeheer. Bewaartermijn: Gedurende het contact en maximaal twee jaar daarna.

Club van 100

Leden en niet-leden die jaarlijks €100 of €125 doneren. Overeenkomsten worden opgenomen in het ledenadministratiesysteem.

Aspirant-leden

Gegevens van geïnteresseerden die willen meetrainen worden bewaard totdat zij lid worden of afzien van lidmaatschap. Daarna worden ze verwijderd conform de wettelijke termijn.

Medewerkers

Verwerkte gegevens: NAWTE + geboortedatum, kopie ID en bankgegevens. Overeenkomst: Arbeidsovereenkomst. Verwerking door: HRM-afdeling. Bewaartermijn: Afhankelijk van de betreffende gegevens.

De vereniging streeft ernaar om van zoveel mogelijk medewerkers en vrijwilligers een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te verkrijgen. Bestuursleden hebben inzage in personeelsgegevens; salariëring wordt uitgevoerd door administratieve ondersteuning.

Medewerkersfoto's op de website

Verwerkte gegevens: Naam en foto. Overeenkomst: Aanvullende personeelsovereenkomst. Verwerking door: Administratie en communicatieafdeling. Bewaartermijn: Foto's worden verwijderd bij uitdiensttreding, tenzij toestemming wordt gegeven voor behoud.

Geselecteerde leden (bijvoorbeeld begeleidingsstaf van Dames 1 en Heren 1) mogen team- en profielfoto's plaatsen. Alle leden kunnen hun persoonlijke profiel in LISA bijwerken.

Vrijwilligers

Verwerkte gegevens: NAWTE. Overeenkomst: Vrijwilligersovereenkomst. Verwerking door: Afdeling communicatie en relatiebeheer. Bewaartermijn: Twee jaar na beëindiging vrijwilligerswerk, behoudens fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Vrijwilligers die training geven of anderszins bijdragen, ontvangen een vergoeding. Administratie hiervan gebeurt via de administratieve ondersteuning en payroll.

Privacybeleid en gegevensbescherming

• De privacy policy is zichtbaar op de website.
• In alle documenten waarin persoonsgegevens worden verwerkt (lidmaatschapsovereenkomst, aanmeldingsformulieren) wordt verwezen naar de privacy policy.
• Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden zonder verwerkersovereenkomst, tenzij noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verkregen.
• Gegevens worden verwerkt via LISA en gedeeld met de KNHB voor sportuitoefening. Salarisverwerking verloopt via een salarisadministratiebedrijf.
• Data wordt in de cloud opgeslagen en benaderd via het CMS van LISA Hockey, dat veilige opslag garandeert.
• De vereniging slaat persoonsgegevens uitsluitend beveiligd op met minimaal een gebruikersnaam en wachtwoord.
• Papieren documenten met persoonsgegevens worden achter slot en grendel bewaard.
• De vereniging biedt een opt-out mogelijkheid in plaats van voorafgaande toestemming voor nieuwsbrieven.
• Voor minderjarigen is een schriftelijke toestemming van ouders/verzorgers vereist.

Met dit beleid waarborgt HCQZ de bescherming van persoonsgegevens volgens de AVG-richtlijnen.